| Analyst DMS Eğitim Dökümanı
XML e-Fatura ve b2b fatura İşlemleri , Genel 2016.R4 |
e-fatura Nedir ? b2b-fatura Nedir ? ve analyst DMS’de Uygulanması
b2b Nedir ; İngilizce açılımı “Business to Business” olan bu kısaltma, şirketler arası pazarlama, satış gibi ticari uygulamalara verilen kısa tanımdır.
b2b-fatura Nedir ; Analyst kullanıcıları arasında fatura gönderimini sapğlayan ve ihtiyaçlara göre şekli ve içeliği belirlenmiş XML fatura dosyalarıdır.
e-fatura Nedir ; < elektronik fatura > ; Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından, Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliğleri ile şekli ve içeliği belirlenmiş olan XML veri dosyalarıdır. (UBL-TR Standardı.)
XML ; (eXtensible Markup Language), manyetik ortamlarda hem insanlar hemde bilgi işlem sistemleri tarafınca okunabilecek döküman standardıdır. Bu özellikle farklı sistemler ( yazılımlar ) arasında veri iletişimi yapılabilmektedir. XML detaylarında <isim>analyst<isim> gibi satırlar bulunmaktadır.
UBL : Universal Business Language(Evrensel İş Dili)
TCKN : T.C. Kimlik Numarası,
VKN : Vergi Kimlik Numarası
- Her iki fatura çıkışı da XML dosya tipinde olmasına rağmen gereksinim ve özgün standartları nedeni ile çok farklı detaylara sahiptirler,
- Analyst sisteminde Distribütörün bayi-servislere gönderdiği elektronik fatura b2b XML faturadır.
- B2b faturayı alan kullanıcı; faturanın manuel olarak girilmesi külfetinden kurtulacak ve olası girişi hatalarının önüne geçecektir.
- XML ile sadece fatura gönderilmez her türlü veri iletişimi XML yapısında ki dosyalarla yapılabilmektedir.
Örnek XML
b2b Fatura hazırlanması ve Gönderimi İçin Ayarlar
Distribütör yönetim sistemi gibi b2b serisi yazılımlarda bulunan bu özellik, satış siparişlerinin takibine bağlı olarak yedek parça dağıtım modülü, toptan faturalama gibi ilişkili modüllerde kullanılmaktadır. İlgili yazılımlar için bilgi alınız.
e-Fatura için Gereksinimler
GIB tarafınca belirlenen UBL-TR xx Standardına uygun detaylara sahip e-faturanın hazırlanabilmesi için ;
- 2016 yılından sonra kullanıma alınmış olan yazılım sürümünün kullanılıyor olması,
- Opsiyonel e-fatura modülünün kullanıcı tarafınca satınalınmış olması gerekmektedir,
- Entegratörlük hizmeti verilmemektedir.
NOT: GIB tarafınca belirlenen şartlar ve talep edilen işlemler için GIB sitesinden kanuni gereksinimler hakkında bilgi alınması önerilmektedir.
e-Fatura hazırlanması ve Gönderimi İçin Ayarlar
e-fatura gönderilmeyen durumlarda gerekli görülmeyen bir çok bilgi ( müşteri e-posta adresi, mernis veya mersis no gibi ) e-fatura gönderecekler için zorunlu hale gelmiştir.
Gönderici Bilgilerinin Girişi veya Düzenlenmesi
Program -> Yardım -> Program Ayarları; Ekranında görülen bilgilerin tamamlanması gerekmektedir. Bu bilgilerin eksik veya hatalı girilmesi e-fatura XML çıkışına engel olmayabilir ancak faturanız kabul edilmeyecektir.
Ekranda görülen bilgiler deneme amaçlı oluşturulmuştur. Bu bilgiler firmanıza ait doğru bilgiler olmalıdır. ( Gönderici Bilgileri )
Müşteri Kartında Yapılması Gereken İşlemler
e-fatura gönderilecek müşteri kartında yapılması gereken e-fatura alanında e-fatura tipi belirlenmelidir. Yapılacak seçime bağlı olarak girilmesi zorunlu alanlarla ilgili ikazlar kullanıcıları yönlendirmektedir.
e-Fatura İşlemi
e-fatura gönderimi mevcut fatura işlemi ile aynı yerden ve aynı yöntemle yapılmaktadır. Dikkat edilmesi gereken en önemli konu e-fatura kesilecek müşteri kartında yapılması gereken işlemlerdir.
fatura işlemi sonunda “faturala” düğmesine basılarak fatura işlemi tamamlanır. Fatura baskısına gerek yoktur ancak müşteriye basılı bir evrak verilecek ise “Fatura Bas” düğmesi kullanılarak tanımlanmış baskı seçeneklerinden birine uygun baskı isteğe bağlı olarak alınabilir.
Farklı baskı şablonları olabilir, bu durumda tercih ettiğiniz şablonı seçerek işleme devam etmeniz gerekmektedir.
Bu aşamada ekranda görülen faturayı yazıcıya gönderebileceğiniz gibi pdf gibi farklı bir formatta kaydederek e-posta veya diğer seçeneklerle müşterinize göndermeniz mümkün olmaktadır. Ancak bu aşamaya gelinmesine rağmen GIB’e gönderilecek e-fatura XML dosyası hazırlanmamış ve gönderim işlemi gerçekleştirilmemiştir.
e-Fatura Gönderimi
e-faturanın XML dosya olarak çıkılması gerekmektedir. Bu işlem fatura ana ekranında efatura XM Dosya çıkışı seçeneğinden yapılmaktadır. Bu işlem ile e-fatura dosyası hazırlanmış olacaktır.
e-fatura dosya çıkışı ile e-fatura ID numarası oluşacaktır.
ID alan ve almayan faturalar ekrandaki gibi görülmektedir.
Alınan fatura ID numarası ; İlk üç karakter : Seri no gibi düşüneceğiniz ve değiştirilmesi halinde sıra numarasının da birden itibaren başlayacağı karakterler, 4,5,6,7 nci karakterler çalıştığınız mali yıl, Takip eden dokuz karakter ise bir den başlayan Takip eden sıra numarasıdır. Takip eden sıra numarasının sonuna gelinmesi halinde seri no değiştirilerek yeniden başlanabilmektedir.
e-fatura dosya çıkışı yapıdığında aşağıdaki mesaj ekrana gelecektir.
Önemli hatırlatmalar :
- Bu aşamaya kadar ; Fatura işlemi tamamlandı, XML e-fatura dosyası hazırlanarak e-fatura nın GIB’e , entegratör üzerinden gönderilmesi işlemine kadar gelindi.
XML Dosyalar nerede ; XML Dosyalar Analyst DMS nin veri – giriş çıkışlarının ayarlandığı klasörünün altında , efatura klasöründe gelern veya giden olarak tanımlanmış klasörlerde olması gerekmektedir. Aksi durumda program ayarlarının kontrol edilerek düzeltilmesi gerekmektedir. Kullanıcının bu klasöre ulaşma veya işlem yapma yetkisinin olup olmadığının kontrol edilmesi gerekebilir.
Dosyalar Çıkılıyor GIB’e Nasıl Gönderilecek
e-fatura XML dosyaları GIB ‘e entegratörlük hizmeti veren firmalar tarafınca da yapılmaktadır. Detay ve diğer seçenekler için http://www.efatura.gov.tr adresinden yararlanmalısınız. Hazırlanan e-faturalar, anlaşmalı olduğunuz veya olacağınız entegratör firmaya gönderilmesi gerekmektedir. Mühürleme işlemi entegratörde yapılmaktadır. Entegratör firma XML dosyaları sisteme girişini farklı yöntemlerle de olsa yapmakta ancak GIB şablon yapısına uygun olmayan, eksik bilgi içerek e-faturaların girişini yapılamamakta durum bilgisi web üzerinden kullanıcıya iletilmektedir.
Bu yöntemin ters işlemi ise size gönderilen e-faturaların alınmasıdır. Bazı durumlarda dosya gönderimi veya alımı e-posta marifetiyle yapılmaktadır. Bu durumda gelen e-postalarda ekli olan XML dosyaların programın görebileceği ilgili klasöre kopyalanması gerekmektedir.
Gelen e-faturaların Girişi
Malzeme Satınalma -> Satınalma Giriş Faturası
Satıcı seçildikten sonra “ Otomatik Fatura Girişi ” düğmesi ile gelen b2b veya e-faturalara ait XML dosyalar ekranda görüntülenir, dosya isimlerinden fatura hakkında bilgi edinilmesi güç olabilir, bu durumda “e-Fatura Detayı” düğmesi kullanılarak faturanın görüntülenmesi sağlanır. ( Kırmızı satırlar stok kartının daha önce açılmadığını göstermektedir.)
Doğru dosyayı seçtiğinizden eminseniz alt tarafda bulunan eFatura işle düğmesini kullanarak fatura girişine devam edilmesi gerekmektedir.
Kırmızı satırlar, yani faturadaki parça kodu stok kartlarınız arasında bulunamayan malzemeler için şu işlemleri yapmalısınız ;
- Kırmızı satır üzerinde çift tıklama yapın,
- Açılan küçük pencerede sizde olan karşılığını seçin veya gerekiyor ise parça kataloğunsa yeni parça tanımlaması yapın ve yeni açtığınız parçayı seçin,
- Satır girişlerini tamamladıktan sonra faturanın kontrol tutarı girilerek stok ve cariye işlenmesini sağlayabilirsiniz.
- E-Fatura girişi normal fatura giriş ekranı ile aynıdır.
- Malzeme kartı açılması hakkında detaylı bilgiyi Analyst DMS eğitim kitabında bulabilirsiniz.
Satınalma faturası bölümünde yapılabilen işlemler
- Gelen malzeme faturasının işlenmesi,
- Daha önce girişi yapılan malzeme irsaliyesine ait faturanın işlenmesi,
- e-faturanın işlenmesi,
- Ek maliyetlerin girişi,
- Daha önce girilen bir faturanın detayları ile yazdırılması.
Satınalma Raporlar
Satınalma işlemleri ile ilgili raporlar satınalma menüsüne girildiğinde üst tarafda bulunan “Raporlar” menüsünden ulaşılmaktadır
Not: Bu döküman ek dökümandır. Bu nedenle farklı detaylar için Analyst Eğitim kitabından veya web sitesinden yardım alınız.
analyst Akademi 